Finance
Buchhaltungsprozess automatisieren
Am Beispiel: Automatische Zahlungserinnerung
Frau Schmidt, die Buchhalterin der Müller GmbH, möchte ihre Buchhaltungsprozesse optimieren. Vor allem wiederkehrende manuelle Aufgaben wie Rechnungsstellung, Zahlungserinnerungen oder Budgetfreigaben nehmen viel Zeit und Ressourcen in Anspruch.
Tool
Benefit
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Aufwand
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Die Lösung
Die Automatisierung von Zahlungserinnerungen mit Power Automate soll Frau Schmidt dabei unterstützen, ihre Arbeit zu erleichtern. Das Ziel ist es, einen Workflow zu erstellen, der automatisch Zahlungserinnerungen an Kunden sendet, deren Rechnungen das Fälligkeitsdatum überschritten haben.
- Erstellen Sie einen neuen Flow in Power Automate unter make.powerautomate.com und wählen Sie “Automatiserter Cloud-Flow” aus
- Wählen Sie einen Auslöser (Trigger) durch den der Flow ausgelöst werden soll z.B. “Eingabe hinzufügen – Datei”
- Unter Aktionen können Sie einen AI-Builder einfügen, der Informationen aus Rechnungen extrahieren kann
- Die extrahierten Werte können Sie verwenden, um die Zahlungserinnerung zu konfigurieren
➔ Sie können z.B. eine Bedingung festlegen, dass bei Erreichen des Fälligkeitsdatums einer Rechnung eine E-Mail-Erinnerung an den Kunden gesendet wird. - Speichern und testen Sie Ihren Flow
Das Ergebnis
Nach der Implementierung des automatisierten Workflows für Zahlungserinnerungen mit Power Automate konnte die Müller GmbH signifikante Verbesserungen in ihrer Buchhaltungsabteilung feststellen. Die Automatisierung hat zu einer effizienteren Prozessabwicklung geführt, wodurch Frau Schmidt mehr Zeit für strategische Aufgaben hat.
Die erfolgreiche Implementierung dieses Flows dient als Modell für die Automatisierung weiterer Abläufe und trägt somit zur kontinuierlichen Optimierung der Geschäftsprozesse bei.
