Dokumentation der Kernprozesse bei KuchenMeister

Die KuchenMeister GmbH entschied sich Ende 2024, ihre Kernprozesse systematisch zu dokumentieren. Ziel war es, das Wissen über Abläufe zu sichern, Effizienzpotenziale zu identifizieren und eine Grundlage für eine mögliche ERP-Neuauswahl zu schaffen. mesakumo unterstützte mit einem strukturierten Vorgehen, das Transparenz über Standorte hinweg schuf und den Weg für künftige Optimierungen ebnete.

Ausgangssituation

Vielfältige Standorte, gewachsene Abläufe und fehlende Transparenz erschwerten bislang den Gesamtüberblick über die Prozesse der KuchenMeister GmbH. Ziel ist es, eine belastbare Basis für den Wissenstransfer sowie für eine mögliche ERP-Neuauswahl zu schaffen – damit klar nachvollziehbar ist, wie gearbeitet wird und wie diese Abläufe auch zukünftig in IT-Systemen abgebildet werden können.

 

Lösung

mesakumo strukturierte den Projektansatz in mehrere Phasen:

Dokumentation der Kernprozesse

Projektinitiierung (Dezember 2024):

  • Gemeinsame Definition der Zielsetzung und der Erwartungen an die Prozessdokumentation
  • Auswahl geeigneter Methoden, Standards (BPMN2.0) und Softwaretool für die Dokumentation
  • Festlegung des Projektteams auf Seiten von KuchenMeister und mesakumo
  • Erstellung eines Projektfahrplans mit klarer Rollen- und Aufgabenverteilung

Pilotierung und Blueprint-Erstellung (Q1 2025):

  • Detaillierte Analyse und Dokumentation eines ausgewählten Kernprozesses als Pilot
  • Sicherstellung von Einheitlichkeit durch Reviews und Qualitätschecks
  • Entwicklung eines „Blueprints“, der Standards für Symbolik, Granularität und Struktur für die Erfassung der weiteren Kernprozesse vorgibt
  • Schulung der Methodik und der Vorgehensweise an betroffene Mitarbeiter

Rollout in die Fachbereiche (ab April 2025):

  • Übertragung des Blueprints auf weitere Prozesse und Fachabteilungen
  • Einbindung der Fachverantwortlichen in moderierten Workshops zur Erhebung und Abstimmung der Abläufe
  • Schrittweise Erweiterung der Prozesse auf Prozessebene 3 mit Fokus auf Vollständigkeit und Vergleichbarkeit
  • Gemeinsame Workshops zwischen Fachbereichen und mesakumo zur Prozessvereinheitlichung und Aggregierung auf Prozessebene 1 und 2

Nachhaltige Verankerung:

  • Schulung interner Mitarbeitende zur eigenständigen Weiterführung der Dokumentation
  • Integration der Ergebnisse in eine zentrale Wissensbasis
  • Nutzung der dokumentierten Prozesse als Input für Prozessoptimierungen und ERP-Vorprojekte

Dieses Vorgehen stellte sicher, dass nicht nur einzelne Prozesse dokumentiert, sondern ein unternehmensweit tragfähiges Prozessmanagement-Framework geschaffen wurde.

Ergebnis

KuchenMeister verfügt heute über eine umfassend dokumentierte IST-Prozesslandschaft ihrer Kernprozesse:

  • Grundlage für effizienten Wissenstransfer über Standorte hinweg
  • Basis für die Identifikation von Optimierungspotenzialen zur Effizienzsteigerung
  • belastbares Fundament für künftige ERP-Entscheidungen

Justin Trockels, Leitung Personal (Auftraggeber), fasst abschließend zusammen:  „mesakumo hat uns geholfen, Transparenz über unsere vielfältigen Prozesse zu gewinnen. Besonders überzeugt hat uns die strukturierte Vorgehensweise, bei der alle Abteilungen eingebunden und gleichzeitig die Grundlagen für künftige Entscheidungen gelegt wurden.“

Jan Werbinsky, Projektleiter bei KuchenMeister, beschreibt die Zusammenarbeit: „Das Projekt hat uns gezeigt, wie wertvoll eine einheitliche Prozessdokumentation ist. Mit dem entwickelten Blueprint verfügen wir nun über eine praxisnahe Vorlage, die sich problemlos auf weitere Unternehmensbereiche übertragen lässt.“

Über die KuchenMeister GmbH

KuchenMeister GmbH ist ein 1884 gegründeter, familiengeführter deutscher Hersteller in der Nahrungsmittel-/Backwarenindustrie. Das Unternehmen beschäftigt ca. 1.000 Mitarbeitende an mehreren Standorten. KuchenMeister bietet rund 500 verschiedene Artikel an (Kuchen, Tortenböden, Baumkuchen, Stollen u.a.) und exportiert seine Produkte in über 60 Länder weltweit.

Kuchenmeister Logo

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