Wehmeyer vereinfacht und digitalisiert seinen Rechnungsworkflow
Das Projekt in Zusammenarbeit mit dem Planungsbüro WEHMEYER hat das Ziel, interne Verwaltungsprozesse durch Digitalisierung und Automatisierung zu optimieren. mesakumo bietet eine umfassende Übersicht über die gängigen M365-Tools und implementiert den ersten Anwendungsfall: die automatisierte Prüfung eingehender Rechnungen.
Ausgangssituation
Die WEHMEYER Planungsgesellschaft mbH übernimmt anspruchsvolle Bauprojekte für Unternehmen, die öffentliche Hand und Privatpersonen. Neben der Planung und Ausführung fallen viele Verwaltungsaufgaben an, wie HR, Marketing und Buchhaltung. Diese bürokratischen Prozesse kosten wertvolle Ressourcen, die durch Automatisierung eingespart werden können, sodass mehr Zeit für Projekte bleibt.
Lösung
In einem gemeinsamen Workshop mit Tobias Kassenbeck, dem kaufmännischen Leiter bei WEHMEYER, wurden von mesakumo die gängigen Microsoft 365 Tools vorgestellt – darunter SharePoint, Microsoft Lists, Power Automate, Planner, OneNote und Loop.
Anschließend wurde ein konkreter Use Case mit Automatisierungspotenzial identifiziert und verschiedene Lösungsszenarien erarbeitet: der bislang manuell durchgeführte Prozess der Eingangsrechnungsprüfung soll vereinheitlicht werden. Die Umsetzung erfolgte durch Herrn Kassenbeck, wobei mesakumo bei technischen oder methodischen Rückfragen unterstützte.
Mit Microsoft Lists wird ein digitales Formular entwickelt, das Pflichtfelder umfasst und die Erfassung eingegangener Rechnungen vereinfacht. Ein Power Automate Flow sorgt für die automatische Weiterleitung an die Buchhaltungsabteilung, einschließlich aller erforderlichen Angaben. Der neue Prozess wird abschließend dem Team von WEHMEYER vorgestellt und nahtlos in den Arbeitsalltag integriert.
Ergebnis
Ein digitalisierter und vereinheitlichter Prozess bei der Eingangsrechnungsprüfung sorgt für eine schnellere Bearbeitung, weniger Fehler und eine Reduzierung von Rückfragen, wodurch Mitarbeitende bei Routineaufgaben entlastet werden.
„Mit Hilfe der hervorragenden Unterstützung durch mesakumo konnten wir einen vormals aufwendigen, manuellen Prozess digitalisieren und automatisieren. Die dafür verwendete Option eines Low-Code-Tools eignet sich perfekt für weitere Maßnahmen und hilft uns, Arbeitsprozesse effizienter zu gestalten. Wir haben die strukturierte Arbeitsweise und den großen Wissen-Background bei mesakumo sehr geschätzt und freuen uns daher auf weitere gemeinsame Projekte.“
– Tobias Kassenbeck, Kaufmännischer Leiter
Durch den erfolgreichen Pilot-Use-Case sieht WEHMEYER Potenzial für weitere Digitalisierungsmaßnahmen mit Low-Code-Werkzeugen von Microsoft 365.
Über das Planungsbüro WEHMEYER
Seit 1998 ist das Planungsbüro WEHMEYER ein etablierter Partner für die Planung und Umsetzung von Wohn-, Gewerbe- und öffentlichen Bauprojekten. Mit einem Team von über 30 Mitarbeitenden bietet das Büro alle Leistungsphasen der Architekturplanung aus einer Hand – von der Konzeptentwicklung bis zur Baubetreuung. Die Architektur des Unternehmens ist geprägt von der Braunschweiger Schule und legt besonderen Wert auf klare Formen, Funktionalität und Nachhaltigkeit.
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