Finance
Monatliches Einsammeln der Wechselkurse zur Konsolidierung
Für die monatliche Konsolidierung der Gruppenergebnisse benötigt Markus, Mitarbeiter im Konzernrechnungswesen und BI-Enthusiast, die Wechselkurse aller Auslandsstandorte seines Unternehmens in einem standardisierten Format.
Aktuell bekommt er diese jeweils zum Monatsanfang per E-Mail von allen Finanzverantwortlichen aus den Auslandsstandorten zugesandt. Teilweise in unterschiedlichen Formaten und auch nicht immer pünktlich. Das Aufbereiten und Einspielen in SAP kostet ihn ca. 1 Arbeitstag.
Um hier bei gleichbleibender Qualität effizienter zu werden, entwickelt er eine standardisierte Methode für die monatliche Wechselkursabfrage und -aufbereitung.
Dafür erstellt er mit MS Forms einen Fragebogen, der spezifische Felder für die Eingabe der Wechselkurse enthält.
Die Umfrage wird so konfiguriert, dass sie automatisch am ersten Werktag jedes Monats an die Finanzverantwortlichen der Auslandsstandorte gesendet wird.
Tool
Benefit
- S
- M
- L
Aufwand
- S
- M
- L
Die Lösung
- Öffnen Sie MS Forms und erstellen Sie ein neues Formular mit gewünschtem Titel und einer kurzen Beschreibung
- Durch „Hinzufügen“ können Fragetypen gewählt werden, zum Beispiel Wahl, Text, Bewertung oder Datum
- Geben Sie die gewünschten Fragen ein und fügen Sie bei Bedarf Optionen hinzu
- Passen Sie das Design für das Formular an
- Jetzt kann der Fragebogen geteilt werden
- Die Ergebnisse aus den Umfragen stehen in einer separaten Excel zur Verfügung
- Erstellen Sie mit Power Automate einen „geplanten Cloud-Flow“ um weitere Schritte zu automatisieren
Das Ergebnis
Durch die Implementierung erhält Markus eine konsistente und standardisierte Rückmeldung der Wechselkurse. Das führt zu einer erheblichen Zeitersparnis.
Ausbaustufe: Mit Power Automate kann der Transfer aus der resultierenden Excel-Datei in die richtige SAP Transaktion inkl. Freigabe-Check auch noch automatisiert werden. Dies erhöht die Effizienz und Qualitätssicherheit nochmal deutlich.
