Der richtige “Dreisprung”: IST-Prozess > SOLL-Prozess > Digitalisierung & KI
Excel-Listen, Papieraufträge, manuelle Übergaben: In vielen (mittelständischen) Betrieben funktionieren Prozesse – aber nicht effizient, skalierbar oder digital integrierbar, sondern vor allem deswegen, weil es erfahrene Mitarbeitende gibt, die “wissen was sie tun”. Geschäftsführer:innen stehen vor der Aufgabe, diese Abläufe zu analysieren, neu zu strukturieren und digital zu verankern. Denn in den kommenden 5 bis 10 Jahren werden viele diese Mitarbeitenden (#Babyboomer) in den wohlverdienten Ruhestand gehen. Und bis dahin muss das Wissen aus den Köpfen und in Systemen und Prozessen abgesichert werden. Der Artikel zeigt, wie man aus IST-Prozessen zukunftsfähige Zielprozesse entwickelt – und welche technischen Voraussetzungen dafür entscheidend sind.
Prozesse als strategischer Hebel
Prozesse bestimmen, wie Ihr Unternehmen funktioniert – von der Kundenanfrage bis zur Auslieferung. Ohne klare und durchdachte Prozesse fehlen wichtige Grundlagen für Wachstum, Qualitätssicherung und Kundenorientierung. Gut strukturierte und dokumentierte Abläufe machen es möglich, IT-Systeme gezielt einzusetzen, Automatisierung zu steigern und künstliche Intelligenz nutzenstiftend einzusetzen. Sie fördern Transparenz, reduzieren Abhängigkeiten und schaffen die Voraussetzungen, um effizient wachsen zu können. So bilden optimierte Prozesse die Basis für langfristige Wettbewerbsfähigkeit und eine erfolgreiche digitale Transformation.
Vom IST- zum SOLL-Prozess: Der Einstieg in die Transformation
Der erste Schritt besteht darin, sich ein klares Bild über den aktuellen Zustand zu verschaffen. Die Aufnahme der IST-Prozesse bringt ans Licht, wie Abläufe tatsächlich funktionieren – und nicht, wie sie gegebenenfalls auf dem Papier stehen. Diese Transparenz ist unverzichtbar, um Schwachstellen, Redundanzen oder Brüche zu erkennen. In der Praxis gelingt dies am besten durch strukturierte Interviews und Workshops mit allen beteiligten Fachbereichen – je nach Zielsetzung auch abteilungsübergreifend. Ist die Analyse zunächst abteilungsspezifisch, sollten Schnittstellen („Handovers“) bewusst erfasst und dokumentiert werden, um Prozessbrüche frühzeitig zu identifizieren. Entscheidend ist, dass Prozesse aus fachlicher Sicht verstanden werden – nicht nur aus Sicht der vorhandenen IT-Systeme.
Im zweiten Schritt werden die Zielprozesse – die SOLL-Prozesse – definiert. Mithilfe von Lean-Methoden lassen sich überflüssige Schritte eliminieren und der Fokus auf wertschöpfende Tätigkeiten legen. Prozesse sollten effizient, robust und klar strukturiert sein, mit klaren Rollen und Verantwortlichkeiten sowie reduzierten Schnittstellen und Medienbrüchen. Die Einbindung aller relevanten Beteiligten ist zentral, um tragfähige Prozesse zu gestalten. Ein zentraler Aufgabenpool ermöglicht Transparenz, effiziente Aufgabenverteilung und Prozessüberwachung. Gute Prozesse sind nachvollziehbar, unabhängig von Einzelpersonen und -wenn möglich- flexibel gegenüber Veränderungen.
Digitalisierung beginnt mit Struktur und guter Zusammenarbeit
Erst wenn Prozesse klar dokumentiert, sinnvoll optimiert und auf einer verlässlichen Datenbasis aufgebaut sind, entfaltet die Digitalisierung ihr volles Potenzial. Die Auswahl geeigneter Technologien – ob Workflow-Tools, Prozessplattformen, spezialisierte Automatisierungslösungen oder KI-Agenten – sollte dabei eng mit der Prozessgestaltung verzahnt erfolgen. Zwar bieten SOLL-Prozesse eine wichtige Zielorientierung, doch gerade in der Digitalisierung können bewährte Standards aus etablierten Tools und Plattformen helfen, Prozesse effizienter und automatisierter zu gestalten.
Die oft unterschätzte Rolle der Stammdaten
Schlechte Stammdaten (Material, Kunden, Lieferanten, etc.) führen zu schlechten Prozessen – egal wie gut diese konzipiert sind. Deshalb sind zentrale, gepflegte Stammdaten und saubere Stammdatenprozesse Pflicht für jede Digitalisierung.
Ein strukturierter Weg in die digitale Zukunft
Für mittelständische Unternehmen bietet die Kombination aus Prozessklarheit, Lean-Denken und digitaler Umsetzung enorme Potenziale. Wer bereit ist, bestehende Abläufe kritisch zu hinterfragen, neu zu denken und mit den passenden digitalen Werkzeugen zu unterstützen, legt den Grundstein für eine zukunftsfähige Organisation. Dabei geht es nicht nur um Effizienz – sondern um die Fähigkeit, schneller zu reagieren, skalierbar zu wachsen und Innovationen in die Umsetzung zu bringen.
Prozessmanagement ist in dieser Logik kein administratives Muss, sondern ein strategisches Instrument. Es verbindet operative Stabilität mit digitaler Wandlungsfähigkeit. Oder anders gesagt: Wer Prozesse heute strukturiert und digital denkt, sichert nicht nur die Gegenwart – sondern gestaltet aktiv die Zukunft.
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