Leitfaden
Das passende ERP-System finden: Ihr Wegweiser zur richtigen Entscheidung
Immer wieder begegnen wir dem Thema ERP in unseren Strategieprojekten. Kein Wunder, denn das ERP-System bildet das digitale Fundament eines Unternehmens und verbindet Prozesse, Daten und Teams. Die Wahl des passenden ERP-Systems ist dabei entscheidend, um Kunden zufrieden zu stellen, interne Effizienz zu steigern, Kosten zu senken und langfristige Unternehmensziele zu erreichen.
In diesem Leitfaden finden Sie Tipps für die Auswahl eines ERP-Systems im Mittelstand.
Was es bei der ERP-System-Auswahl zu beachten gilt:
Strategische Unternehmensziele
Unternehmensstrategie
Unterstützt Ihr ERP-System die Unternehmensziele, zum Beispiel Internationalisierung und Wachstum? Bitte denken Sie auch an zunehmende Trends wie digitale Zusammenarbeit mit Kunden oder Nachhaltigkeit im ERP-Kontext.
Effizienz und Effektivität
Ein gut implementiertes ERP-System reduziert redundante Tätigkeiten, ermöglicht eine bessere Zusammenarbeit zwischen Abteilungen und sorgt für eine durchgängige und klare Datenbasis. Überlegen Sie, wie das System Ihnen helfen kann, besser und günstiger zu arbeiten.
Flexibilität
Typischerweise wechselt man ein ERP-System nur sehr selten. Das System muss das Unternehmen typischerweise 15-20 Jahre begleiten. Daher ist Flexibilität bzgl. zukünftiger Anforderungen notwendig. Wie zukunftsorientiert sind mögliche Anbieter in Bezug auf Ihre Branche und wichtigsten Prozesse?
Prozesse
Prozessanalyse und -optimierung
Um das richtige ERP-System zu finden, muss man die aktuellen Geschäftsprozesse verstehen. Welche Prozesse soll das ERP-System abdecken? Welche Systeme bewusst nicht? Welche Prozesse sollen standardisiert werden, welche muss man individuell anpassen, weil sie wirklich unternehmensspezifisch sind? Hinweis: Ziel muss nicht immer ein großes monolithisches System sein („alles in das ERP-System“). Eine moderne IT-Architektur kann auch auf einer modularen Bauweise fußen: ERP für die Kernprozesse in der Mitte und gezielt ausgewählte und gut integrierte Spezialsystemen „am Rand“.
Anforderungen definieren
Um ein geeignetes ERP-System zu finden, müssen Sie genau definieren, welche Prozesse im ERP abgedeckt werden sollten und welche nicht. Erstellen Sie dazu ein Lastenheft mit priorisierten Anforderungen (Muss-/Kann-Kriterien). Binden sie die prozessverantwortlichen Nutzer:innen aus allen relevanten Abteilungen frühzeitig mit ein. Es gilt die langfristig stabilen Prozesse (typischerweise Auftragsabwicklung, Produktion, Lieferung, Faktura, Buchhaltung etc.) von den variableren und sich regelmäßig verändernden Prozessen zu unterscheiden (typischerweise Marketing- und Vertriebsprozesse, Service, E-Commerce etc.).
Zukunftsperspektive
Achten Sie darauf, dass das ERP-System auch langfristig Ihren Anforderungen gerecht wird. Entwickeln Sie Szenarien, welche Prozessveränderungen oder -erweiterungen in den nächsten 5–10 Jahren zu erwarten sind? Hierzu kann es interessant sein, sich „Innovationen“ und Roadmaps großer ERP-Hersteller als Inspiration anzuschauen.
Technologie
Technologische Anforderungen
Das ERP-System muss mit der bestehenden IT-Landschaft bzw. den anderen Kernsystemen kompatibel sein. Die Verbindung an bestehende und zukünftig weiterhin vorhandenen IT-Systemen wie CRM, MES und BI-Tools sollte möglichst reibungslos funktionieren. Je mehr Standard-Konnektoren und Schnittstellen zu Ihrer bestehenden Applikationslandschaft vorhanden sind, desto schneller, sicherer und einfacherer wird die Implementierung.
Cloud oder On-Premises
Die Betriebsart hat maßgeblichen Einfluss auf Kosten, Betrieb, IT-Abteilung, Flexibilität und Sicherheit. Vergleichen Sie Vor- und Nachteile der beiden Modelle. Mehr dazu in unserem Artikel „Cloud vs. On-Premise: Die Cloud Journey im Mittelstand.“
Zukunftssicherheit
Das ERP-System sollte eine langfristige Nutzung und Anpassung ermöglichen. Systeme mit einem modularen Aufbau erlauben eine schrittweise Einführung und spätere Erweiterungen. Soll das ERP-System auch neue Technologien unterstützen, zum Beispiel Künstliche Intelligenz oder das Internet der Dinge? Auf welcher technologischen Plattform wird das ERP-System entwickelt? Gibt es ausreichend Entwickler und Implementierungspartner?
Systemanbieter
Marktübersicht
Führen Sie eine Marktanalyse durch, um die Anbieter einzugrenzen. Vergleichen Sie hier ERP-Anbieter, die zu Ihrer Größe und Branche passen. Für den produzierenden Mittelstand sind neben den Marktführern wie SAP, Microsoft und Oracle auch kleinere Anbieter wie z.B. Infor, ProALPHA oder IFS relevante Alternativen.
ERP als strategischer Kern
Bilden Sie sich eine Meinung, ob die Weiterentwicklung des ERP-Systems auch langfristig im strategischen Kern der möglichen Anbieter sein wird. Hier gibt es keine 100%ige Sicherheit, aber wenn ERP bereits heute nur ein Randgebiet im Geschäftsmodell des Anbieters ist, könnte dies ein Gegenargument sein, sich langfristig an den Hersteller zu binden.
Kosten- und Lizenzmodelle
Beim ERP-System-Vergleich müssen alle Kosten über den gesamten Lebenszyklus betrachten. Dazu gehören neben den Lizenz- und Implementierungskosten auch Wartung, Support und Updates. Weiterhin bedingt das Betriebsmodell (On-Premise vs. Cloud) relevante Unterschiede bei den laufenden Betriebskosten und dem intern notwendigen Team. Welche Lizenzmodelle und laufenden Kosten sind für Sie nachhaltig sinnvoller?
Implementierungspartner
Partnerauswahl
Es ist wichtig, den richtigen Partner für die Einführung eines ERP-Systems zu finden. Dies ist häufig nicht der Systemhersteller. Ihr Implementierungspartner sollte mit den spezifischen Anforderungen und Prozessen Ihrer Branche vertraut sein. Schauen Sie sich abgeschlossene Projekte und Erfolgsgeschichten an. So können Sie die Kompetenz des Partners bewerten. Wie groß ist der mögliche Partner? Wären Sie ein A- oder ein C-Kunde?
Rollenverteilung
Eine klare Abstimmung der Aufgabenverteilung vor Projektbeginn ist sehr wichtig. Definieren Sie frühzeitig, wer welche Aufgaben übernimmt.
Wechselfähigkeit im Notfall
Nach dem Implementierungsprojekt kann es in den Folgejahren beim laufenden Support vorkommen, dass Sie mit dem initialen Implementierungspartner nicht mehr zufrieden sind und wechseln wollen. Das geschieht in der Praxis regelmäßig und muss möglich sein. Daher ist es vor Projektstart wichtig, sich einen Überblick zu verschaffen, ob es ausreichend Alternativen gäbe.
Wirtschaftlichkeit
Die vermutlich am schwierigsten zu beantwortende Frage: Lohnt sich das neue ERP? Was ist mein Return-on-Investment? Sie sollten auf jeden Fall versuchen, die einmaligen Implementierungskosten sowie die laufenden Kosten des ERP-Systems dem erwarteten Nutzen gegenüber zu stellen. Der Nutzen zeigt sich z.B. an optimierten Prozessen, neuen Geschäftsfähigkeiten, reduzierten Fehlerquoten, Zeitersparnissen. Ebenso fallen regelmäßig bestehende Lizenzkosten weg. Bei einem Wechsel des Betriebsmodells (On-Premise ➝ Cloud) werden sich auch IT-Personalkosten im Betrieb reduzieren und zukünftige Investitionen für Server und Rechenzentrum entfallen. Einen echten RoI zu berechnen, ist trotzdem kaum möglich bzw. scheingenau. Plausibilisierungsrechnungen („Wieviel mehr Umsatz / EBIT / … müssen wir erzielen, um die Kosten zu rechtfertigen? Ist das plausibel? Wodurch?) sind trotzdem sinnvoll. Abschließend muss man auch feststellen, dass ein relevanter Teil der Kosten für ein ERP häufig schlicht „cost of doing business“ sind.
Bei mesakumo stehen wir Ihnen auch bei der Auswahl und der Einführung Ihres ERP-Systems als Sparring-Partner zur Verfügung. Gerne begleiten wir auch das Auswahlverfahren des Implementierungspartners oder übernehmen Rollen wie z.B. externe Qualitätssicherung oder Projektmanagement Office. Als Teil der dbeyond Gruppe haben wir weiterhin auch Zugriff auf spezialisierte ERP-Implementierungsteams, die wir bei Bedarf gerne vorstellen.
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