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Effizientes Aufgabenmanagement
Mark ist Projektleiter eines Projekts, bei dem ein Team aus verschiedenen Abteilungen beteiligt ist. Er verteilt regelmäßig Aufgaben an verschiedene Projektmitglieder über E-Mail, Chat oder persönlich. Jeder erhält individuelle Nachrichten mit Aufgabenbeschreibungen, doch es gibt keine zentrale Übersicht der anstehenden Aufgaben. Immer wieder stellt er sich Fragen wie: „Bis wann wollte Jan seine Aufgabe erledigen?“, „Wer arbeitet noch daran?“ oder „Habe ich von Susi schon alle Informationen erhalten?“. Da es kein einheitliches System gibt, muss er alte E-Mails durchsuchen oder Kolleg:innen direkt ansprechen, um Antworten zu finden. Regelmäßig verpasst jemand eine Aufgabe, weil keine automatische Erinnerung erfolgt. Die fehlende Transparenz sorgt für Verzögerungen, Missverständnisse und Doppelarbeit im Team.
Mit Microsoft Lists lässt sich der gesamte Prozess effizienter gestalten, klare Zuständigkeiten schaffen und eine transparente Übersicht über alle offenen Aufgaben ermöglichen.
Tool
Benefit
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Aufwand
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Die Lösung
- Erstellen Sie eine MS List, um alle Aufgaben zentral zu erfassen.
- Fügen Sie verschiedene Spalten hinzu, um Aufgaben nach Themen oder Produktbereichen zu kategorisieren.
- Erstellen Sie sich verschiedene Ansichten der Liste, z.B. sortiert nach Fälligkeitsdatum oder nach Person.
- Verwenden Sie die Updates-Funktion in MS Teams, damit Teammitglieder Rückmeldungen und Fortschritte direkt in der Liste hinterlegen können.
- Automatisieren Sie Erinnerungen mit Power Automate, sodass E-Mails oder Teams-Benachrichtigungen zu fälligen Aufgaben automatisch verschickt werden.
Das Ergebnis
Durch die Einführung von MS Lists entfällt der manuelle Versand von Aufgaben per E-Mail. Alle Aufgaben sind nun zentral erfasst, kategorisiert und für relevante Personen einsehbar. Mark kann jederzeit den Bearbeitungsstand einsehen und erhält weniger Rückfragen.