Controlling / Finance
Dokumentation der Monatsabschluss-prozessschritte
Jeden Monat dokumentiert Anna, Finanzcontrollerin, den Fortschritt des Monatsabschlusses in einer großen Excel-Datei. Erledigte Schritte werden manuell pro Monat in der Excel eingetragen, während bestimmte Prozessschritte das Versenden von weiterführenden E-Mails an weitere Mitarbeitende erforderlich machen. Da mehrere Personen gleichzeitig an der Datei arbeiten, entstehen oft doppelte Einträge und Inkonsistenzen, da in der Excel jede Person anders die Informationen einträgt. Zudem führt die manuelle Pflege zu Verzögerungen, und eine zentrale, transparente Übersicht über den aktuellen Bearbeitungsstand fehlt.
Mit Microsoft Lists lässt sich die gesamte Dokumentation der Monatsabschluss Aufgaben effizienter gestalten, klare Zuständigkeiten schaffen und eine transparente Übersicht über alle Fortschritte ermöglichen.
Tool
Benefit
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Aufwand
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Die Lösung
- Erstellen Sie in Microsoft Lists eine neue Liste mit Titel und Beschreibung
- Legen Sie die Spalten für Prozessschritte, Status und Verantwortliche an
- Tragen Sie die Schritte des Monatsabschlusses ein und weisen Sie die zuständigen Mitarbeitenden zu
- Innerhalb von Lists können Sie direkt eine Regel erstellen, die einen Power Automate Flow auslöst, ohne dabei die List Ansicht zu verlassen
- Erstellen Sie zum Beispiel eine Benachrichtigungsregel, um einen definierten Personenkreis bei Statusänderungen einer definierten Spalte (z.B. bei Erledigen einer Aufgabe in einem Monat) per E-Mail zu informieren
Das Ergebnis
Die digitale Lösung ersetzt die manuelle Excel-Dokumentation und schafft eine zentrale, transparente Übersicht. Alle Beteiligten sehen den aktuellen Stand in Echtzeit, vermeiden doppelte Einträge und sparen sich manuell Status-E-Mails zu verschicken. Der Monatsabschluss wird effizienter, schneller und fehlerfrei abgewickelt.