Sales
Erinnerung an Projektupdates
Paul ist Sales-Manager und steht vor einer ständigen Herausforderung: Die regionalen Teams sollen alle zwei Wochen ihre Sales Pipeline im CRM aktualisieren, doch oft fehlen Rückmeldungen oder die Daten sind unvollständig. Statt sich auf eine verlässliche Datengrundlage verlassen zu können, verbringt das zentrale Team viel Zeit damit, hinter fehlenden Informationen herzujagen, Erinnerungen zu verschicken und sicherzustellen, dass keine Region übersehen wird. Dieser hohe manuelle Aufwand kostet nicht nur wertvolle Zeit, sondern führt auch zu Verzögerungen im Management-Report. Ohne vollständige und aktuelle Zahlen wird eine fundierte Analyse schwierig – und Paul bleibt nichts anderes übrig, als immer wieder nachzusteuern.
Mit MS Teams und der Zusatzfunktion „Updates“ kann der Prozess automatisiert werden – Erinnerungen erfolgen rechtzeitig, Status-Updates sind transparent und die manuelle Nachverfolgung entfällt.
Tool
Benefit
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Aufwand
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Die Lösung
- Updates können in regelmäßigen Intervallen automatisiert an einen definierten Personenkreis geschickt und abgefragt werden
- Ein Pop-up in Teams erinnert die betroffene Person daran, ihre Sales Pipeline im CRM zu aktualisieren
- Im Update muss man angeben, ob man etwas eingetragen hat oder nicht
- Paul sieht auf einen Blick, wer von den Sales-Managern bereits die Daten im CRM gepflegt hat und wer nicht – ohne die ganze Zeit in die Liste springen zu müssen
Das Ergebnis
Die automatisierten Erinnerungen und strukturierten Statusabfragen sorgen für eine zuverlässige Erfassung der Sales Pipeline. Verantwortliche werden regelmäßig an ihre Aufgaben erinnert, können den Status direkt in Teams bestätigen und die Daten sind jederzeit transparent in einer zentralen Liste einsehbar. Das spart Zeit, reduziert Fehler und verbessert die Nachverfolgbarkeit.