HR
Personalanforderungsprozess automatisieren
Lisa arbeitet in der Personalabteilung und bearbeitet regelmäßig Personaländerungsanträge. Der Prozess ist bisher stark manuell geprägt: Mitarbeitende füllen das Antragsformular aus und senden es per E-Mail an HR. Dort wird es geprüft und anschließend zur Genehmigung an die Geschäftsleitung weitergeleitet – meist ebenfalls per E-Mail oder sogar in Papierform. Häufig bleiben Anträge liegen oder gehen in der E-Mail-Flut unter. Zudem gibt es keine zentrale Nachverfolgung, sodass Änderungen oder Rückfragen zu Verwirrung über die aktuelle Version des Antrags führen. Dies führt zu Verzögerungen, erhöhtem Verwaltungsaufwand und Frustration bei den Mitarbeitenden.
Mit Microsoft Lists und Power Automate lässt sich der gesamte Prozess effizienter gestalten, klare Zuständigkeiten definieren und eine transparente Nachverfolgbarkeit aller Anträge ermöglichen.
Tools
Benefit
- S
- M
- L
Aufwand
- S
- M
- L
Die Lösung
- Öffnen Sie Microsoft Lists und erstellen Sie ein neues digitales Formular für den Personaländerungsantrag.
- Fügen Sie alle relevanten Felder hinzu, z. B. Name, Abteilung und Art der Änderung.
- Erstellen Sie in Power Automate einen Workflow, der das Formular automatisch an die HR-Abteilung weiterleitet.
- Konfigurieren Sie eine Genehmigungsanfrage in Microsoft Approvals, sodass HR nach Prüfung den Antrag direkt an die Geschäftsleitung weiterleiten kann.
- Speichern Sie alle Anträge in einer zentralen Version History, um Änderungen und Freigaben nachvollziehen zu können.
- Prüfen Sie regelmäßig die automatisierten Workflows und passe sie bei Bedarf an, um den Prozess weiter zu optimieren.
Das Ergebnis
Durch die Automatisierung des Prozesses werden Genehmigungen schneller erteilt, da alle Anträge digital und strukturiert verarbeitet werden. Fehler durch manuelle Bearbeitung oder unklare Zuständigkeiten werden minimiert. Die transparente Statusverfolgung reduziert Rückfragen und Unsicherheiten bei den Mitarbeitenden. Gleichzeitig entlastet die HR-Abteilung, da keine E-Mail-Ketten oder papierbasierte Prozesse mehr erforderlich sind. Insgesamt wird der gesamte Ablauf effizienter, zuverlässiger und besser nachvollziehbar.