Controlling / Finance
Wiederkehrende Aufgaben als App abbilden
Die Mitarbeitenden in der Finanzbuchhaltung erstellen nach Ende jedes Abrechnungszeitraums (z.B. Monat oder Jahr) eine persönliche To-Do-Liste mit den notwendigen Aufgaben zur Erstellung des Monats- oder Jahresabschlusses.
Nachdem die eigenen Aufgaben erledigt sind, werden die Arbeitsstände an weitere Kolleg:innen weitergeleitet, die ihre jeweiligen Aufgaben ebenfalls abschließen. Die Koordination dazu erfolgt über MS Teams und Outlook, um sicherzustellen, dass alle Aufgaben rechtzeitig erledigt werden.
Sobald alle Aufgaben erledigt sind, erfolgt eine abschließende Überprüfung und Genehmigung durch den:die Abteilungsleiter:in.
Tool
Benefit
- S
- M
- L
Aufwand
- S
- M
- L
Die Lösung
- Erstellung einer Microsoft Power App zum Aufgabenmanagement der Monats- bzw. Jahresabschlüsse (make.powerapps.com)
- Darstellung der anstehenden Aufgaben in einer übersichtlichen To-Do-Liste
- Detailinformationen pro To-Do (Notizfeld, Kommentare, verlinkte Dokumente, Fälligkeit, Aufgabeninhaber etc.)
- Weiterleitung der anstehenden Aufgaben an interne Kolleg:innen
- Statusübersicht der laufenden Aufgaben (offen, in Bearbeitung, erledigt)
- Möglichkeit einen Report für den:die Vorgesetzte:n zu generieren (welche To-Dos wurden von wem wann bearbeitet)
Das Ergebnis
- Transparenz für FiBu Mitarbeitende und Vorgesetzten zum Status
- Effizienzsteigerung durch übersichtliches App Dashboard
- Automatische E-Mail-Weiterleitung der To-Dos erspart Zeitaufwand beim E-Mail schreiben
