Zusammenarbeit im Digital Workplace
Erfolg braucht kontinuierliche Befähigung
Microsoft 365 ist in vielen Unternehmen technisch eingeführt, doch der erhoffte Mehrwert im Arbeitsalltag bleibt oft aus. Statt effizienter Zusammenarbeit entstehen Unsicherheiten, unterschiedliche Arbeitsweisen und ein Wildwuchs an Dateien und Versionen. Der Grund dafür liegt selten in der Technik selbst, sondern in der Art, wie sie im Unternehmen eingesetzt und verankert wird.
Ausgangspunkt: Die Grundlagen sind oft vorhanden
Viele mittelständische Unternehmen arbeiten bereits an den drei zentralen Bausteinen:
- eine klare Tool-Landkarte, die Orientierung schafft,
- eine durchdachte Informationsarchitektur, die für einheitliche Ablagestrukturen sorgt,
- Enablement für Mitarbeitende, um Sicherheit im Umgang mit den Tools zu geben.
Damit werden die Grundlagen für einen funktionierenden Digital Workplace geschaffen. Unsere Erfahrung aus der Zusammenarbeit mit mittelständischen Unternehmen zeigt jedoch, dass gerade beim dritten Baustein die größten Herausforderungen liegen: Enablement ist kein einmaliges Training. Ohne eine kontinuierliche Begleitung im Alltag setzt sich der gewünschte Wandel nicht durch.
Enablement als Daueraufgabe
Es reicht nicht, Schulungen zu Beginn eines Projekts durchzuführen. Mitarbeitende müssen dauerhaft unterstützt, befähigt und erinnert werden.
Wichtige Elemente sind:
Spielregeln verankern
Klare Regeln dokumentieren und sicherstellen, dass sie auch an neue Mitarbeitende weitergegeben werden.
Regelmäßige Trainings
Live-Sessions, kurze Video-Impulse oder Micro-Learnings halten Wissen aktuell.
Guidelines und Schulungsmaterial
Abrufbare Videos, Checklisten und interne Anleitungen sichern den Wissenstransfer.
Power-User & Champions
Ansprechpersonen in jedem Bereich, die konkrete Fragen beantworten und Use Cases weitertragen.
So wird aus einmaligem Wissenstransfer ein laufender Prozess, der Vertrauen schafft und die Akzeptanz der Mitarbeitenden sichert.
Von oben vorgelebt
Ein Punkt wird in der Praxis oft unterschätzt: Die Kultur der Zusammenarbeit wird maßgeblich durch Führungskräfte geprägt. Mitarbeitende orientieren sich daran, wie Informationen eingefordert, bereitgestellt und geteilt werden.
Ein Beispiel:
- Wenn Führungskräfte Dokumente als Datei-Anhang anfordern oder selbst so verschicken, entstehen automatisch viele Versionen – obwohl die gemeinsame Bearbeitung per Link vorgesehen ist.
- Werden dagegen Links konsequent genutzt und eingefordert („Bitte teilen Sie mir den Link zum Dokument“), setzt sich diese Praxis auch bei den Mitarbeitenden durch.
Das zeigt: Spielregeln allein genügen nicht. Sie müssen sichtbar vorgelebt werden. Führungskräfte sind aktive Treiber des Kulturwandels, nicht nur Beobachter.
Vorgehensweise für nachhaltige Zusammenarbeit
Um die Strukturen langfristig zu verankern, empfehlen wir ein schrittweises Vorgehen:
Pilotbereich auswählen
mit einem klar abgegrenzten Team starten
Konkrete Anwendungsfälle identifizieren
den Nutzen im Alltag greifbar machen
Spielregeln definieren
Tools, Ablagestruktur und Verantwortungen festlegen
Befähigung im Alltag verankern
kontinuierliche Befähigung statt einmaliger Schulung
Erfolge sichtbar machen
Best Practices und Use Cases teilen
Wichtig ist dabei: Während Schritt 1 und Schritt 2 meist projektorientiert umgesetzt werden, sollte Schritt 3 regelmäßig überprüft und bei Bedarf angepasst werden. Schritt 4 sowie Schritt 5 bilden die kontinuierlichen Aufgaben.
Fazit
Ein Digital Workplace mit Microsoft 365 entfaltet seinen Nutzen nur dann, wenn Enablement als laufender Prozess verstanden wird. Toolauswahl und Informationsarchitektur sind notwendige Grundlagen – entscheidend ist jedoch, dass Mitarbeitende kontinuierlich befähigt werden und Führungskräfte die digitale Zusammenarbeit sichtbar vorleben. So wird aus Technologie ein spürbarer Mehrwert im Arbeitsalltag.
Mehr zu Modern Work und digitaler Zusammenarbeit im Mittelstand finden Sie hier:
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